في سياق تاريخ الحضارة الإسلامية، يعتبر العصر العباسي مرحلة حاسمة شهدت نمواً ملحوظاً في مختلف المجالات بما فيها الجانب الإداري. كان للديوان دوراً محورياً في هذا النظام الإداري المتطور، حيث عمل كوسيط رئيسي للمراسلة الرسمية بين القيادة المركزية وبقية الأقاليم والمراكز الحكومية. هذه الدراسة ستستعرض بالتفصيل وظائف وأساليب العمل الخاصة بمكتبة (الديوان) خلال تلك الفترة الزمنية الغنية بالتاريخ والإبداع.
كان "الديوان" مؤسسة إدارية مركزية أسسها الخلفاء العباسيين للإشراف على شؤون الدولة الداخلية والخارجية وتنظيم التواصل الرسمي بين مراكز الحكم المختلفة. يُعرف أيضاً باسم "بيت الولاة"، وهو مكون من عدة أقسام كل منها له مهماته الخاصة. قسم الرَيْعَة مسؤول عن جمع الضرائب ورصد الأموال العامة، بينما يكلف ديوان الجند بتوزيع الرواتب والتجهيزات للجيش. أما كتابات الوزير فتضمن كافة الأمور الأخرى المرتبطة بالحكم مثل القرارات والإجراءات القانونية والمعاهدات الدولية وغيرها الكثير.
تميزت طريقة كتابة الرسائل الديوانية بثراء لغتها ودقة ألفاظها وتعليقها بأختام رسمية ووصوليات دقيقة لحفظ حقوق الملكية والنظام العام. كانت هنالك بروتوكولات معقدة تتعلق بإعداد وصياغة الوثائق وكيفية تسليم واستلام الرسائل لضمان سلامتها وسريتها. فضلاً عن ذلك، فقد تم تنظيم نظام نقل شديد الفعالية لنقل الأخبار والأوامر بسرعة وفعالية إلى جميع أنحاء الامبراطورية الواسعة آنذاك، مما يعكس قدرة الدولة العباسية الاستثنائية على إدارة موارد بشرية وتخطيط استراتيجي واسع النطاق.
وبذلك يمكن القول إن دور مكتبات (الأدوار أو الأقسام داخل الديوين) لم يكن مجرد أدوات لتبادل الاتصالات فقط ولكنه شكل أساسياً وملموساً للحفاظ على سلطة الدولة ووحدة هيكلها المركزي المتعدد القطاعات. وهذا ما يفسر بشكل جزئي السبب وراء نجاح وإدارة الدولتين الأموية والعباسية لأحد أكبر الإمبراطوريات التي عرفها العالم القديم لفترة طويلة نسبياً مقارنة بنظيراتها التاريخية الأخرى.
