إن كتابة شكوى رسمية هي عملية دقيقة تتطلب اهتمامًا كبيرًا بالتوازن بين الوضوح والشدة، واستخدام اللغة المناسبة والصياغة الفعالة. تعتبر هذه الشكاوى وسيلة هامة للتعبير عن الاعتراض على سلوك سلبي، أو طلب حل لمشكلة معقدة تواجهها. فيما يأتي نظرة عميقة على العناصر الأساسية اللازمة لرسم صورة واضحة وشاملة للواقع المعاش عبر تقنيات سرد القصص القانونية.
١ - العنصر الشكلي: أساس الثبات والتسجيل الرسمي
يتميز الجانب الشكلي بأنّه الوجه العام الذي تقدمه الشكوى للأطراف الأخرى. فهو يعكس كيان كاتب الرسالة وانتماءاته بمصداقية عالية أمام السلطة المسؤولة عنه. تشمل أركان هذا الجزء الضروري منها كالآتي:
* التاريخ: تسجيل التاريخ بدقة ليس فقط وقت تقديم الشكوى ولكن أيضًا تاريخ حدوث الحدث محل الخلاف.
* الاسم والصف المهني والعلاقة: توثيق بيانات صاحب الشأن بما فيها اسمه ووظيفته وانطباق موقع ارتباطه بالمكان المرتبط بالقضية المُروًّة بها.
* وصف موجز وملخص للغرض الرئيسي: تصميم ملخص مبسط لما حدث مع شرح مفصل لكل جزء من القصة الملخصة بصراحة كاملة.
* خاتمة معتبرة: عادة اختتام رسائل التعليق بإيجاز شديد باستخدام شكر جميل للسماح بنشر الرأي الشخصي والاستماع إليه بالإضافة إلى طلب المساعدة والحصول على رد خاص تجاه ذات الموضوع.
* الإضافات والدعم الكتابي: غالباً يضم قسم آخر ذو طابع وثائقي بعض الصور أو نسخ ورقية لما تم عرضه سابقًا أثناء فترة التدقيق عليها خلال جلسات المفاوضة للحكم النهائي عليها سواء كانت متعلقة بشهادات عمل أو عقود عمل مؤقتة إلخ.. والتي قد تساعد كثيرا اثناء مراحل التقاضي المختلفة .
٢ - بناء محتوى جذري وآسر: فن نقل الخبر بصورة صادقة
يتمثل جوهر النص البراني بأنه هو القلب النابض بلغة حساسة وفنية للوصول للهدف المنشود وهو فهم حال الكاتب بسهولة. لذلك ينصح باتباع التالي لتحقيق الانسجام الأمثل :
1) لغة مهذبة لكن قاطعة ولافتة للإنتباه مما يجذب الانتباه لدى جميع الأفراد العاملين داخل الجهاز الوزاري المسؤول ومعرفته بالأمر منذ البداية بدون تضليل الاحوال الواقعيه الواقعيه على ارض الواقع.
2) تجنب المصطلحات الروتينيه والقواعد البيروقراطيه الزائدة مما يؤدي لفقدان التركيز الأساسي للعوامل المؤثره لحلول المواقف المختلفه طبقا لقوانيين الدولة المدنيه.
3 ) الحفاظ علي نسق منطقى ومنظم ضمن الفقراتالمراجعه وجواز الجمعبينهما فى مكان واحد وفق ترتيب تخيلي يحكى مجريات الواقعة المريرة بطريقة منظمة ومتسلسلة حتى يصل للقارئ بفكرة مكتملة المعايير العامة لسردالقضايا الجزئيه أولأولا ثانيا ....الخ .....الخ ....الخ ... فاذا ركزنا عليه كمثال بسيط جدا ، فقدبدأ باستعراض موقف بداية بتحديد زمان المكان ثم انتقل لذكر ماهية التصرفات المخالفله للوائح العمل والسلوكية السلبية بعدها بعد إعادة وصف الحالة كاملا انتهاء بالحافز الأخير الخاص بدفع جهة ما لاتخاذإجراء قانوني مناسب وذلك تحت بند " طلبي" او"طلباتي".
4) إضافة أدلة تثبت مصداقيته مثل إيصالات دفع الرسوم المالية أو شهادات اعضاء مجلس إدارة الشركة مثلا وهكذا دواليك ..
5) ختام مقنع يستخدم فيه عبارات قصيره مليئه بالإخلاص والاحترام نحو جهاز الحكم المنتخب مُبديًا ثقته بان العداله ستعود اليه مرة أخرى باذن الله تعالى...وتكون خاتمة بحمدالله وكفى بالقادرعلى انزال القرارعادل وتحفيزه أكثر لفعل الخير انشاءالله....
