تُعد عملية تدوين وتوثيق ما يتم نقاشه واتخاذه من قرارات خلال الاجتماعات جانبًا حيويًا لإدارة فعاليتها وتحقيق الأهداف المنشودة منها. فيما يلي دليل تفصيلي حول كيفية إعداد تقرير دقيق وواضح لمناقشة اجتماع:

1. التخطيط مسبقًا: قبل بدء الاجتماع، تأكد من توفر الأدوات اللازمة مثل قلم وورقة أو جهاز كمبيوتر محمول لتدوين الملاحظات بشكل مباشر أثناء المناقشات. هذا يضمن عدم فقدان أي معلومات مهمة.

1. التركيز على النقاط الرئيسية: ركز انتباهك على المواضيع والأفكار المركزية التي تم طرحها وطرحها للنقاش. تجنب التفاصيل الثانوية غير ذات الصلة والتي قد تشوش نظرتك العامة للمجريات.

1. استخدام نظام الترقيم: يمكن أن يساعد استخدام الأرقام التسلسلية (مثلاً "1.", "2.") في تنظيم الأفكار وأخذ الملاحظات بطريقة منظمة ومباشرة.

1. الإشارات المرجعية الدقيقة: عند ذكر أسماء الأشخاص الذين قدموا مدخلات رئيسية أو مقترحات هامة، احرِص على تسجيل هذه الإشارات بالكامل قدر المستطاع للحفاظ على الشفافية والدقة في التقرير النهائي.

1. إدراج القرارات والمواعيد النهائية: كجزء أساسي للتقرير، يجب تضمين جميع القرارات المتخذة والتزاماتها الزمنية الواضحة لكل بند مطروح للنقاش. إن توثيق هذه الجوانب يسهل متابعة التنفيذ ويتجنبك الخلاف لاحقاً بشأن المسؤوليات المشتركة.

1. تحرير وصقل التقرير: بمجرد الانتهاء من الانتقاء الأولي للأفكار الرئيسية، خذ وقتك لتحرير النص وإجراء تنقيحات ضرورية للتأكد من سهولة القراءة والفهم. استخدم أمثلة واضحة وأساليب مبسطة لشرح المفاهيم المعقدة إن وجدت ذلك مفيداً.

1. راجع واستعرض: أخيراً وليس آخراً، استشر زملاء آخرين ممن حضروا نفس الاجتماع وسوّغ رأيهم بالنظر إلى نسختهم الخاصة من المذكرات؛ سيقدم لك ذلك رأياً ثانياً وقد يكشف بعض جوانب الرؤية التي تناسيها سابقاً الأمر الذي يعزز فعالية تقريركم المجمع بصورة كبيرة!

بتطبيق الخطوات المذكورة آنفا سيتم انجاز عمل رائع ومتكامل بشكل كبير مما يؤدي الى زيادة فعالية التواصل الداخلي داخل المؤسسة وتعزيز مستوى الاحتراف المهني لدي الافراد العاملون بها وبالتالي تحقيق نتائج ايجابية عبر تعظيم الاستفادة القصوى لأعمال الفريق المشترك بين أفراده المختلفة مهاراتهم وخبراتهم الطويلة ام قصيرة .