تُعتبر السكرتارية، المعروفة أيضًا باسم "الأمين" في الثقافة العربية، عمادًا أساسيًا لأداء العديد من العمليات الإدارية والمعاملات اليومية ضمن مختلف القطاعات سواء كانت مؤسسات تجارية، عيادات طبية، شركات قانونية، أو حتى الهيئات الحكومية. هذا المصطلح مُعرّب عن الكلمة الإنجليزية "Secretary"، والتي بدورها تنبع من الجذر "Secret" بسبب التركيز الشديد على سرية وحفظ المعلومات الحساسة لدى العاملين بهذا المجال.

وظيفة السكرتير تتضمن تقديمالدعم الإداري اللازم لرؤساء الأقسام والمديرين الأعلى المستوى. فهي تشكل حلقة وصل رئيسية بين المستويات المختلفة ضمن بنية المنظمة، تضمن انتقال البيانات والحفاظ عليها بطريقة منظمة وآمنة. كما أنها تساهم بشكل كبير في تخفيض عبء العمل الذي يقع على عاتق قادة الفرق والإدارة، وذلك عبر تولي بعض المهام الروتينية مثل كتابة الرسائل، رد الاستفسارات، ومتابعة الاجتماعات.

وتتجلى أهمية السكرتارية خاصةً بعد ثورة التقنية الرقمية. لقد مكَّنت الأدوات الإلكترونية الجديدة والسريعة من تحقيق المزيد من الفعالية والكفاءة لهذه المهنة. فكما يمكن للأجهزة الكمبيوتر تطوير قدرتها على إدارة الوثائق والفهرسة وإنشاء الشبكات الداخلية؛ فإنها قد زادت كذلك فرص التواصل الفعال بين فرق العمل وأصحاب القرار خارج حدود المنشأة نفسها. وبفضل هذه التحسينات، بات بإمكان الأمناء الآن خدمة عدة مديرين دفعة واحدة بروح الفريق الواحدة والإلمام بكل جوانب نشاط الشركة الاقتصادي والثابت منها سابقًا فقط.

يتميز أمين السجل الناجح بجملة مميزات جوهرية كالصدق والنزاهة وسحر الحديث والحكمة والاستجابة السريعة عند طلب المشورة فضلاً عن مهارة استخدام اللغة المناسبة للتواصل حول المواضيع المطروحة للحوار. علاوة على ذلك، فإن القدرة على تحمل وطأة تحديات وضغوط الحياة العملية وفي نفس الوقت الحفاظ على الانضباط واحترام الآخرين يعدان مؤشرين بارزين لطابع التفوق الشخصي لكل موظفة/ موظف تحت مظلة قسم الخدمات المساندة "سكرتارية".

وفي النهاية وليس آخر أخبارها -على سبيل المثال لا الحصر-: تكمن مهامه الرئيسية في تنظيم عمليات تبادل البريد الداخلي والخارجي بما فيها رسائلك الخاصة وجداول تواريخ استلام واستخراج مستنداتها ذات الاختصاص ذاته بالإضافة لإدارة جدول أعمال المقابلات الشخصية لزعماء خطابيين وشهادات شهود وعلاقات عامة أخرى تعكس انطباع حضاري عن حسن صورة المكان وطابته أمام أفراده وزواره مجتمعين ومتفرقين على حدٍ سواء. وأنصح كل من يسعى لتوجيه حياته نحو طريق رفيع المستوى وبناء أساس راسخ لمهنة له ولأجياله القادمة بالمبادرة حالًا باختيار فرصة التدريب والدراسة الأكاديمية المكرسة لسائر تفاصيل معارف ومتطلبات عالم السياقات التأزيئية المتقدمة تلك!