تعد الوثائق الإدارية جزءاً أساسياً وحيوياً من عمليات التواصل الداخلي والخارجي في أي مؤسسة. تنبع أهميتها من قدرتها على تسجيل وتحريك القرارات والمعلومات والمعاملات عبر الأقسام المختلفة داخل نفس الجهة الادارية أو حتى بين مختلف المنظمات الحكومية وغير الحكومية.

يمكن تصنيف الوثائق الإدارية إلى فئات متعددة بناءً على طبيعتها وأهدافها:

1. الوثائق العامة: تشمل الرسائل والمذكرة والأوراق الداخلية التي تربط بين الإدارات والقوانين الخارجية لتحقيق التنسيق والتفاهم الأمثل.

1. الوثائق الإخبارية: تتضمن برقيات وردود فعل حول أداء الفريق ومتابعة احتياجات العمل اليومية ضمن قسم واحد فقط.

1. الوثائق الخاصة: تضم بيانات مثل جداول دوام الموظفين والعطلات الرسمية وقرارات الترقية والنقل إلخ.. وهي خاصّة بكل منظمة وقد لا تفصح عنها للجهات الأخرى إلا عند الضرورة القصوى.

1. وثائق الإثبات: تعتبر شهادات نهائية صادرة عن جهة رسمية وليس لها مجال للتغيير أو الاعتراض بموجب القواعد القانونية المعمول بها.

1. الوثائق المستعجلة: هدفها رئيسي هو نقل معلومات هامة بسرعة وفورية سواء كانت إعلاناً داخلياً أو بياناً عاما يحمل طابع السرية العالية ويتعلق بصالح المجتمع العام.

1. الأمثلة: نموذج ثابت يوفر خانات فارغة ليملأها المستخدم حسب الحاجة مما يساهم بتسهيل إجراء المعاملات بشكل أكثر سلاسة وكفاءة كالطلبات الوظيفية واستمارات الاستقالة مثلاً.

بالإضافة لما سبق ذكره آنفا، هناك ثلاثة أنواع فرعية لمراسلة البريد الإلكتروني تتميز بخصوصيتها:

* الرسائل الإدارية: مستندات مكتوبة رسميًا لإتمام خطابات داخل وخارج التنظيم الرسمي.

* الرسائل الشخصية: مراسلات غير نظامية مصدرها أفراد تجاه رؤسائهم لدفع قضاياهم الشخصيه تحت سقف مكتب الرئيس مباشرة .

* المذكرات: استعمال شائع لوضع علامة الاستفهام حوله توضيحات أو طلبات مزيدٍ من التفاصيل خلال الاجتماعات والمناقشات العملية المنتظمة ضمن بيئة تنظيم واحدة وبناء عليه فإن هذا النوع يُعتبر دعامة أساسية لاستراتيجيات اتخاذ القرار المرنة داخل البيئات الجامعية والشركات حالياً!

وفي الأخير، نجد "المحاضر" كتابة دقيقة لكل حدث يجري أثناء عقد جلسة نقاش جماعي وذلك للحفاظ على مضمون المحاور الرئيسية ولمنع التحريف لاحقا وهذا دور حيوي آخر لهذه الخطوة الوقائية لحماية مصداقيتي المشروع وصاحب الرأي الرسمي فيه أيضا ! أخيرا وليس آخرا تأتي "الملصقات" كنظام جديد نسبيا لتوفير خلفيه واضحة مفصله لكافة التعليمات الجديدة بالإضافة لقراراته المصاحبة وتكون مطبوعه وملصقه بارزة النظر أمام الجميع وفي عداد أولويات التعليق التعليق المرتقب حتما !

وبالتالي ، تلعب الوثائق الإدارية دور محور ثانوى مفرد فى سرد الرواية المهنيه الشموليه لمنظمة مدنية مهتمه بالحوكمة بحسب المعيار الدولي ISO9001/2015 ولكنه يشغل مركز تأثيرقيادية لاتخاذ قرارت نوعيه بشأن توجهات مسارات اعمال مشاريع قادمه بالتوازى مع التأكد من انطباق ذات التشريع المقنن عالمياً وفقاً للقانون المدني الخاص بذلك البلد عضو الرابطة الدولية LEQALINDUSTRY والذي يضم الاتحاد الأوروبي سابقا(الاتحاد الاقتصادي الأوروبي) قبل انفصال المملكة المتحدة عنه عام ٢٠٢١