تساهم وظيفة السكرتارية في دعم سير الأعمال بكفاءة ودقة داخل المنظمات والمؤسسات الحديثة. يتمثل هدف السكرتير الرئيسي في التأكد من سير العمليات الفنية والإدارية بسلاسة، وهو مسؤول مباشرة أمام القيادة العليا. وفي سطورنا التالية، سنستعرض أبرز جوانب دور السكرتير وأهميته الشاملة.

1. الروتين اليومي واستقبال الزوار: يعد السكرتير أول نقطة اتصال للزوار والقائمين بالعلاقات الخارجية للمؤسسة. لذلك، يُفترض منه الحفاظ على نظام ثابت لاستقبال الاتصالات الواردة وتعاملها بطريقة احترافية ومباشرة. تشمل مهامه إدارة المكالمات الهاتفية والاستجابة للرسائل الإلكترونية ومعالجة الرسائل المكتوبة يدوياً.

1. استخدام التكنولوجيا كمحرك رئيسي: في عصر الرقمي الحالي، يلعب استخدام الأدوات البرمجية والبرامج المحوسبة دوراً حاسماً في تعزيز أدوار السكرتير. وقد أصبح بإمكان السكرتير الآن إرسال الكتب والمراسلة باستخدام الكمبيوتر بالإضافة إلى تصنيف البيانات وإعداد الجداول وتحليل المعطيات بكل دقة وكفاءة متزايدتين.

1. إدارة المهام المتعددة والتعامل مع ضغوط العمل: يعول عليها أيضاً القدرة على تحقيق عدة أعمال متزامنين وبكفاءة عالية، خاصة عندما يتعلق الأمر بتلبية طلبات العملاء الطارئة أو حضور اجتماعات متنوعة ومتلاحقة لأكثر من قسم داخل المؤسسة نفسها. ولابد هنا من الاحتفاظ بشخصية رصينة قادرة علي مواجهة تحديات المواقف المختلفة وشرح المشكلات المعقدة بدرجة فهم سهلة وميسورة لكل الأشخاص ذوي الخلفية التعليمية المختلفة ضمن الفريق الواحد.

1. حماية خصوصية الشركة وموظفيها: تُعد معرفتهم الغائرة بنتائج وأرقام المخاطرات المالية الداخلية والخارجية ضرورية لمنصبهم، وهذا يعني بالحكم عليهم باعتبارهم جزءًا حيويًا للحفاظ على سرية المعلومات التجارية الحساسة وعدم تسريبها خارج نطاق حدود شركاتهم الأصلية. بهذا السياق يأتي أيضًا دوره كمراقبين فعلييين لجميع نشاطات الاجتماعات العامة الخاصة بصناع القرار والتي غالبًا تحتوي تفاصيل دقيقة حول سياساتها الاستراتيجية قصيرة وطويلة المدى.

1. تأثير سكرتير فعال على نجاح الأقسام الأخرى: ليس فقط مكلفون بخدمات التدبير والصيانة لكن أيضا هم المسؤولون الرئيسيون عن تنسيق جميع جهود الوظائف الحكومية/الأعمال المرتبطة برئاسة مجلس إدارة المؤسسة المُنفذ لها كل مهمة أخرى مستقلة عنها مثل التسويق الداخلي أو الخارجي وكذلك عمليات التحقق من فاعلية التشغيليات المنتشرة بأنحاء مباني المباني الرئيسية للشركة وغير ذلك الكثير!

1. امتلاك صفاته الشخصية اللازمة لتحقيق النجاح: بناءً على تلك الخطوات القصيرة السابق ذكرها فإن العلاقات الاجتماعية الناعمة تؤثر تأثير كبير نحو انجاز مهام المكتب:

• تنظيم الأفكار والترتيب العقلي لدفع إنتاجيتك الذاتية لنقاط عالية جدا؛
• التواصل الاجتماعي الصادق والشيق;
• تعدد المهام؛
• الحرص الدائم تجاه التفاصيل الدقيقة للأحداث والأحداث الجانبية ؛
• المرونة العقلانية لعيش بحرية تحت وقع عبء الوقت المضغوط.

وبالتالي يتضح لنا الفرق الكبير بین کیفیّة تحسین مجريات الحياة العملية المختلفة حين يقوم فرد مؤهل بما فيه الكفاية بتولي مسئولیتھذه المقامات العلیا للقوة النفسیة ورسم خطوتها المستقبلین باتجاه التقدم والسیر علی طريق الثوابت التصاعدیه لتصل بلقب "سكرتیر" جامع کل معانی الاحترام والكرامة مزید تحقیقا لوظائیته الحالیة وفقط...