تعتبر إدارة المشتريات جزءًا حيويًا من أي منظمة تسعى إلى تحسين قدرتها التشغيلية وضمان توافر الموارد اللازمة بشكل مستمر. هذه العملية المعقدة تتضمن عدة مراحل تبدأ باكتشاف الاحتياجات الراهنة والمتوقعة للأعمال، مرورًا بتحديد المزودين والاستحواذ على السلع والخدمات، وانتهاءً بإدارة العلاقة مع المزودين ومتابعة أداءهم. تُدار كل مرحلة من هذه المراحل بواسطة قِسم متخصص ضمن هيكل إدارة المشتريات العام، والذي يمكن تقسيمَه بدوره إلى عدة أقسام فرعية رئيسية. فيما يلي نظرة تفصيلية حول كل قسم وكيف يساهم في نجاح منظومة إدارة المشتريات:
1. قسم عمليات المشتريات
يعدّ هذا القسم المحرك الرئيسي لإدارة سلسلة توريد الشركة. مسؤوليته تتمثل في تنفيذ العمليات اليومية للشراء، بما يشمل فتح المناقصات وحوارات التفاوض مع المزودين. يقوم الفريق أيضًا بدراسات الجدوى لفهم متطلبات المنظمة الدقيقة وتقييم السوق للعثور على خيارات تزويد مرضية. أحد الأدوار المهمة هنا هو حساب سعر تكلفة السلع بنوعيتها المختلفة ومعرفة الحد الأمثل للنفقات مقابل الربحية الضمنية؛ مما يساعد في اتخاذ قرارات ذكية بشأن الاستحواذ. بالإضافة لذلك، يعمل القسم باستمرار على تحديث البيانات المتعلقة بسجلات المُوردين وعروض أسعارهم وجداول التسليم وغيرها من النقاط الحرجة المرتبطة بخطط الشراء المستقبلية.
2. قسم العقود
يحافظ هذا القسم على حقوق الشركة ويتابع إبرام الاتفاقيات القانونية الصحيحة مع كافة الشركاء التجاريين المرتبطين بعملية التسليم. مهمته الأساسية هي التأكد من تضمين جميع البنود الهامة داخل عقود البيع النهائية وأنها تلبي تمامًا احتياجات مؤسستنا وفق توقعاتها. علاوة على ذلك، فهو يدير التواصل والثبات عبر فترة اتفاقية العقد كاملة - طوال مدة تقديم خدمة الزبائن أو منتجاته حسبما ينص عليه مذكرة التفاهم الرئيسية. إن وجود مثل هؤلاء خبراء قانونيين داخليين يحمي مصالح أعمالنا ويعزز العلاقة الطويلة المدى مع موردينا الأساسيين.
3. قسم إدارة علاقات مزودي الخدمة
يقوم فريق العمل المسؤول عن إدارة علاقات مزودي الخدمات بمهام متنوعة مرتبطة مباشرة بعلاقة تعاوننا طويلة الأمد مع مُزوّدينا الرئيسيين. إحدى أهم وظائفهم تتعلق بإنشاء نظام شامل لجمع بيانات مراقبة الأداء الخاصة بالموردين الحاليين بما فيها نسب حضورهم للسوق وفئات جودة المنتجات وسعر الوحدة بالنسبة لجودة المنتج وشروط توصيله وما إلي ذلك ممّا يعكس مدى توافق صفقة مشترياتنا الأولية مجددًا. استنادًا لهذه التحليلات، يستعرض أفراد القسم الخيارات المحتملة الجديدة المحتملة من حيث منطقتي جغرافية الموقع والقيمة الاقتصادية لاستقدام المزيد من مختلف اللاعبين لمزيد منافسة وهذا يؤدي بطبيعة الحالة للإرتقاء بجودة مراكزنا التجارية ونطاق واسع من شبكات العلاقات الدولية لدينا وكذلك زياده قاعدة عملاءتنا المصنفين ضمن أعلى مرتبة دستورية لدينا .
4. قسم ضبط الجودة
يهتم قسم الرقابة الداخلية والجودة الداخلية برصد عناصر السلامة والصلاح لأصول شركة الشحن المعبأة والمعروضة للبيع لاحقا داخل مكاتب الشركة وعلى طول خط سير طريق التصنيع الخاص بنا حتى غاية الوصول الى مخزن العميل الأخير . وينصب اهتمام مدير المشروع الأساسى فى هذا المكان فى إعداد مخطط إجراءات مفصل تتبع فيه الخطوات التالية :
* وضع السياسات والإجراءات التي تحقق المعيار الأكبر لحماية الصحة العامة وصيانة المعدات المستخدمة أثناء تصنيع منتج جديد داخل غرفة التشغيل المركزية تحت رقابتهم ،
* تطوير آليات التدريب والتوجيه الفعال للعاملین الذين سوف يقومون بتطبيق تلك التعليمات والإرشادات التقنية الجديدة ،
* إعادة النظر دوريًا– بكل لحظة ربما تغیر بها ظروف تجارتنا – فى المواصفــات والمعاير العالميه المعتمدة عالمياً ومعيار ISO9001/ISO14001على سبيل المثال وليس الحصر للحفاظ دوماً علي مواصلة سياسة الحفاظ ونشر ثقافة الامانة والمصداقيه تجاه الجمهور العام والتجاري .
بتكامل تلك الفرق المختلفة تعمل منظومة اقسام خدمات شراءogistics بشكل فعال نحو تحويل العقود
