تشكل إدارة مخزون الشركة ركيزة أساسية لأي مؤسسة إنتاجية تسعى لتحقيق الأرباح وضمان استمرارية الأعمال. يشير "مراقبة المخزون" إلى مجموعة من التقنيات وأساليب العمل الهادفة للحفاظ على قائمة شاملة ودقيقة للأصناف والمواد المستخدمة في التصنيع، بالإضافة إلى المنتجات المصنعة التي تلبي احتياجات العملاء طوال العام. أهم هدف لهذه العملية هو تحقيق توازن دقيق بين توفير المواد عند الحاجة وتجنب شراء فائض يؤدي إلى تجميد رأس المال والاستهلاك غير الضروري.

يمكن تقسيم طرق مراقبة المخزون إلى ثلاث فئات رئيسية: مراقبة كميات المخزون، ومراقبة جودة المخزون، ومراقبة كلفة المخزون. دعونا نستعرض كل جانب بشكل مفصل:

1. مراقبة كميات المخزون: تعتبر هذه الخطوة الأكثر تعقيدًا؛ فهي تتضمن فهم متطلبات الإنتاج بناءً على توقعات المبيعات الموسمية والسياسات الاقتصادية المحلية والعالمية. يستخدم مخططو الإنتاج المؤشرات التاريخية لتوقع مستويات الطلب واتخاذ قرارات بشأن الاحتياطي الأمثل من مواد الخام. كذلك، يلعب دور الخرائط المتراكمة دوراً مهماً في تحديد كميات المخزون المناسبة بناءً على نسب الإنتاج المتوقعة. علاوة على ذلك، تُستخدم لجنة الجرد الدورية ولجنة التدقيق الداخلي وسجلات النظام الإلكتروني لمنع الفقدان والتلاعب بالمخزون. ويمكن أيضاً اتباع نظام «ألفا» لإدارة المخزون عبر تكنولوجيا المعلومات المتخصصة.

1. مراقبة جودة المخزون: تتمثل إحدى الوسائل الرئيسة لحماية جودة المنتجات بتحديد ظروف تخزين مثالية لكل مادة خام. يتطلب الأمر إجراء اختبارات روتينية باستخدام عيّنات عشوائية للتحقق من صلاحيتها. ويُوصَى بمراجعة البطاقات التعريفية لكل سلعة ضمن المخزن، مع ضرورة تطبيق قاعدة \"first in, first out\" لمنع تراكم البضائع لفترة طويلة تؤثر سلبياً على جودتها واستقرارها.

1. مراقبة كلفة المخزون: تعد تدابير الحد من تكلفة المخزون أمراً حيويًا لصحة المالية للشركة. تشمل هذه الخطوات البحث المستمر عن موردين جدد يمكنهم تقديم مواد أولية ذات سعر تنافسي وفي الوقت المناسب. بالإضافة لذلك، فإن التحكم في مصاريف التشغيل الأخرى مثل التبريّد والحفظ يساهم أيضا في تقليل الكلفة العامة للمخزون.

وبشكل عام، فإن نجاح برنامج إدارة فعال للمخزون يعتمد بشدة على تنفيذ نهج شامل يغذي كافة جوانب العملية - سواء كانت مرتبطة بالإمدادات أو السلامة البيئية أو التكلفة النهائية للمنتج النهائي.