يشكل التخطيط العمود الفقري لأي منظمة يسعى نجاحها نحو تحقيق الأهداف بكفاءة وفعالية. يعد فهم مراحل التخطيط أمرًا حيويًا لتوجيه جهود المؤسسة وضمان سير العمل بسلاسة. تتضمن العملية الأربع مراحل أساسية تساعد في توجيه الجهود نحو التنفيذ المثالي للأعمال.
1. مرحلة تحديد الأهداف (الفكرة والاستطلاع)
هذه المرحلة الأولى والأكثر جوهرية، إذ تقوم فيها المنظمة برسم رؤيتها وتعريف أهدافها بشكل واضح. يتطلب ذلك جمع معلومات دقيقة وتحليل شامل للإمكانيات المتاحة سواء كانت بشرية أم مادية. هنا يتم وضع لبنات الحجر الأساسي للخطة التي ستحدد مسار عمل الفريق لاحقاً.
2. تطوير الخطط التفصيلية
بعد تحديد الأهداف الرئيسية، يأتي دور تحويل تلك الأفكار الواسعة إلى خطوات قابلة للقياس والإدارة. وذلك يشمل تقسيم الأهداف إلى عناوين أصغر وأقل تعقيدا والتي يمكن التعامل مع كل واحدة منها بمعزل نسبيا. هذا يساعد كثيرا عند تقديم التقارير ومراقبة تقدم المشاريع المختلفة ضمن استراتيجية عامة واحدة.
3. بناء الهيكل والخرائط التصميمية
وفي هذه المرحلة يدخل فريق العمل في عمق التفاصيل الخاصة بخطتهم المقترحة. قد يحتاج البعض إلى تصميم خريطة طريق أو "خارطة ذهنية" توضح كيفية ارتباط كل جزء ببقية الجزئين الأخرى وكيف يؤثر واحدٌ منهم الآخر مباشرةً وغير مباشرٍ كذلك. تُعتبر هذه الخطوة حيوية خاصة بالموضوعات المعقدة ومتعدد الجداول الزمنية.
4. الموافقة والعرض والتوضيح
قبيل بداية التطبيق الفعلي، هناك حاجة لعقد جلسة عرض ومراجعة شاملين أمام جميع الأشخاص المؤثرين الذين سيشاركون في تنفيذ الخطة بإشراف مشرفي القطاعات الرئيسيين. قد تسمح مثل هكذا اجتماعات بالحصول على مدخلات قيمة من خارج الدائرة الداخلية بالإضافة لحل أي سوء فهم محتمل حول ماهو متوقع وما هو متكفل عليه أثناء فترة التجريب والاستثمار المبكر المحتملة .
إن الجمع بين الواقعانية، مشاركة الرأي العام، تحديد توقيت مناسب مكانيًا وزمانيًا، القدرة على التنسيق فيما بين الأقسام، تكامله مع السياسات القائمة ، شمولي النظر لكل جوانب المحور ذاته وتمكين البيئة المالية اللازمة : تعتبر كلها شروط أساسية لمساعدتنا علي الوصول لمهد مستدام قادر عل اكتساب الثقة والصمود لنواجه تحديات الغد بثقة واحترافيّة عالية المستوى مما يعطي دفعة للعوامل التالية ذات التأثير الكبير كـ :"تقليل مخاطر غير مرغوب فيها, انتخاب افضل الحلول المتاحة , اختيار اوقات مثلى لاتخاذ القرارات الحرجة واستغلال الاموال بطريقة فعالة."
