السكرتارية هي وظيفة إدارية حيوية تلعب دورًا رئيسيًا في تسهيل بيئة العمل وجذب قيمة كبيرة للشركات والمؤسسات المختلفة. تعود جذور هذا المفهوم إلى الثورة الصناعية في أوروبا، حيث كانت مهمتها الأولى تتمثل في الاحتفاظ بالأوراق السرية والحساسة وضمان سرية البيانات. ولكن مع تطور العالم الرقمي واستخدام تقنية الحوسبة، تطورت وظيفة السكرتير لتشمل العديد من الجوانب الأخرى.
تصبح السكرتيرة الناجحة محور التواصل الفعال داخل المنظمة، فهي تساعد في إدارة جدول أعمال المديرين واجتماعتهم، بالإضافة إلى تنسيق جميع جوانب العمل، بما في ذلك تحديد أولويات المهام وإنجازها بدقة وفي الوقت المناسب. كما أنها تعمل كمصدر موثوق للأخبار والإحصائيات والمعرفة، مما يوفر وقتًا ثمينا للمديرين لممارسة قرارات استراتيجية أعلى مستوى.
من أهم سمات السكرتير الناجح الصدق والثبات الأخلاقي، والمهارات الاجتماعية العالية، وسرعة البديهة الذهنية، ووضوح التعبير الكتابي واللفظي. إنها تتسم أيضًا بالمرونة والصبر تحت الضغط، وحسن التنظيم والترتيب، والنظام في تنفيذ المهام اليومية. واحترام الآخرين هو جانب آخر حيوي لهذه المهنة؛ فهم يحتاجون إلى احترام الجميع بغض النظر عن مراكزهم الوظيفية.
تشمل مسؤوليات السكرتير التنفيذي التحقق من البريد الوارد والصادر، وإدارة جداول مواعيد المديرين، والتفاعل مباشرة مع العملاء الداخليين والخارجيين عبر الهاتف والبريد الإلكتروني الشخصي. إنهم يستخدمون أيضًا الأدوات المحوسبة لإنتاج التقارير والرسائل الرسمية وتحديث المستندات الرقمية. وبالتالي فإن مهارة السكرتير في التعامل مع البرمجيات المكتبية ضرورية للغاية.
وفي ختام الأمر يمكن القول إن وظيفة السكرتارية ليست مجرد خدمة داعمة بل تعد ركيزة أساسية لأداء مؤسسي فعال وسلس. إنها توفر خدمات متنوعة تستحق تقديرا خاصا لما لها من تأثير كبير على سير العمل العام ودفع عجلة نجاح المؤسسة نحو آفاق جديدة أكثر رحابة وجهود مضاعفة.
